Miten hallita kymmenien koulujen ja päiväkotien kiinteistöhuoltoa niin, että käyttäjät pysyvät tyytyväisinä ja tekniset järjestelmät toimivat moitteettomasti? Espoon kaupungin Tilapalveluiden laatupäällikkö Atso Selkälän mukaan kiinteistönhoitaja on monesti kuin jääkiekkoerotuomari: jos häntä ei näy eikä kuulu kaikki on hyvin.
Osaaminen ja oikeat tekijät kiinteistöpalveluiden avainroolissa
Espoon kaupunki aloitti kiinteistöhuollon osittaisen ulkoistamisen vuonna 2014, ja nykyään Alltime vastaa kahdesta kaupungin kuudesta ulkoistetusta kiinteistöhuollon alueesta.
”Ulkoistaminen oli käyttäjille suuri muutos eikä haasteilta vältytty. Käyttäjät olivat tottuneet omaan ’Mattiin’, joka teki muutakin kuin vain kävi töissä – hän oli osa yhteisöä. Kun tilalle tuli ulkopuolinen toimija, jouduin aluepäällikkönä istumaan useissa palavereissa selittämässä muutosta. Nyt kun kaikki ovat tottuneet järjestelyyn ja alkuhässäköistä on päästy yli hommat toimivat erinomaisesti” Selkälä kuvaa.
Atso Selkälä aloitti uransa Espoon kaupungilla kiinteistönhoitajana vuonna 1986 ja on päätynyt eri tehtävien kautta laatupäälliköksi. Selkälän vastuualueeseen kuuluu mm. ulkoistettujen kiinteistöpalveluiden sopimusten hallinta, laadunvalvonta kokonaisuutena, kilpailutukset ja asiantuntijuus. Työ on todella monipuolista ja mielenkiintoista. Pitkä kokemus kiinteistöhuollon kenttätyöstä antaa hänelle ainutlaatuisen näkökulman palvelujen arviointiin.
”Kiinteistöhuoltoa on helppo arvioida, kun tietää omakohtaisesti, mitä se on ruohonjuuritasolla. Olen kulkenut jokaisen askeleen tällä alalla. Se auttaa myös eri osapuolten tarpeiden ymmärtämisessä”, sanoo Selkälä.
Selkälä mainitsee kiinteistöalan haasteiksi henkilökunnan saatavuuden, motivoituneisuuden, kielitaidon korostumisen, yleistyvän automatisoinnin ja henkilöstön ammattitaidon ylläpitämisen. Lisäksi erityisen tärkeää on käyttäjien tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen.
“Kaikki lähtee kiinteistönhoitajasta, kun oikeat ihmiset saadaan oikeille paikoille, muu hoituu itsestään. Alltime on löytänyt meille oikeat tekijät”, Selkälä kertoo.
Kehittynyt laadunvalvonta varmistaa kiinteistöpalvelujen onnistumisen
Espoossa laadunvalvonnassa halutaan olla edelläkävijöitä. Kiinteistöhuollon onnistumista mitataan Espoon Tilapalveluissa kehittyneellä auditointijärjestelmällä, jota Selkälä ei ole kohdannut vielä muualla.
”Olemme kehittäneet laadunvalvontajärjestelmäämme vuodesta 2014 alkaen. Nyt se toimii huoltokirjassa räätälöidyssä auditointiosiossa, jonka saimme hiottua haluamaksemme kahden vuoden intensiivisen kehitystyön tuloksena”, Selkälä selittää.
Auditoitavia kohteita on n. 400. Kaupunki auditoi kohteet kaksi kertaa vuodessa ja ulkoiset palveluntuottajat auditoivat hoidossaan olevat kohteet neljä kertaa vuodessa sopimuksen mukaisesti. Käytössä ovat omat pohjat jokaiselle vuodenajalle. Tulokset käsitellään kuukausittaisissa seurantapalavereissa.
”Saamme raportteja mm. palveluntuottajittain, rakennuskohtaisesti, kiinteistönhoitajakohtaisesti, auditoijakohtaisesti ja aluekohtaisesti. Käytössämme ovat tarkat numeeriset mittarit. Tavoitteena on neljä pistettä asteikolla 1-5, ja Alltime on yltänyt erinomaiseen tulokseen”, Selkälä kehuu.
Ripeää reagointia ja oma-aloitteista asiakaspalvelua
Kiinteistöhuollon laatua mitataan myös sillä, miten nopeasti ja tehokkaasti auditointien poikkeamiin reagoidaan. Tässä Alltime on Selkälän mukaan onnistunut loistavasti.
”Alltime on reagoinut poikkeamiin täsmälleen oikealla tavalla. Yhteyshenkilömme Alltimella on erittäin jämäkkä ja tehokas. Hän ottaa asiat aina hoitaakseen ja tuloksia syntyy”, Selkälä kiittelee.
Selkälä korostaa myös käyttäjäkokemuksen merkitystä.
”Kiinteistönhoitaja on kuin jääkiekkoerotuomari – jos häntä ei näy eikä kuulu, kaikki on hyvin. Mutta jos homma ei toimi, siitä kuulee kyllä.Paras tilannehan olisi, mikäli kiinteistönhoitaja kokisi olevansa yksi jäsen työyhteisössä.“
Reagoinnin lisäksi Alltime saa Selkälältä kiitosta proaktiivisuudestaan.
“Viime vuonna Kivenlahden asukaspuistossa järjestettiin tapahtuma, jonne Alltime vei koneita ja laitteita, jotta asukkaat saivat tutustua niihin. Etenkin lasten ja lapsiperheiden keskuudessa tämä tapahtuma saavutti huikean suosion. Idean takana oli Alltimen työhön osallistuva työnjohtaja, joka ehdotti asiaa meille. Aivan huikean hyvä juttu, tällaista arvostamme.”
Tulevaisuuden kiinteistöpalvelut: teknologia ja ihmiset rinnakkain
Kiinteistöhuolto on murroksessa: automatisoituminen ja digitalisaatio vaativat uudenlaista osaamista. Samalla osaavan työvoiman saatavuus on alalla suuri haaste.
”Tulevaisuudessa tarvitaan yhä enemmän IT-taitoja ja eri järjestelmien hallintaa. Myös asiakaspalvelutaidot korostuvat entisestään”, Selkälä analysoi. ”Siksi järjestämme jatkuvasti täsmäkoulutusta kiinteistönhoitajille. Meillä on ollut esimerkiksi asiakaspalvelu-, ongelmanratkaisu-, maalämpö- ja vesikalustekoulutuksia.”
Droneja käytetään jo nyt esimerkiksi rännitarkastuksissa, ja joissakin kohteissa robottiruohonleikkurit alkavat yleistyä. Selkälä näkee kuitenkin, että kiinteistönhoito säilyy tulevaisuudessakin ihmislähtöisenä alana.
”Työmme on todella ihmisläheistä. On vaikea kuvitella, että kiinteistönhoitajaa voisi kokonaan korvata roboteilla. Teknologia tulee avuksi, mutta ihminen ei katoa tältä alalta. Olen toiminut monen palveluntuottajan kanssa ja on helppo sanoa, että Alltimella katse tulevaan ja oikea ote nykyiseen ovat kiitettävässä tasapainossa”, Selkälä summaa.
Alltimen tunnuksella varustettu huoltoauto Espoon Kivenlahden asukaspuistossa. Vuonna 2024 Kivenlahden asukaspuistossa järjestettiin tapahtuma, jonne Alltime vei koneita ja laitteita, jotta asukkaat saivat tutustua niihin. Etenkin lasten ja lapsiperheiden keskuudessa tämä tapahtuma saavutti huikean suosion.