Kokemuksia Alltimen kiinteistöhuollosta ja siivouksesta tapahtumakiinteistöissä: Turun Kaupunginteatteri luottaa kokonaispalveluun

Turun Kaupunginteatteri on vaativa kulttuurikiinteistö, jossa toiminta elää päivästä toiseen esitys- ja harjoituskalenterin mukaan. Kiinteistöhuolto ja siivous tapahtumakiinteistössä vaativat erityistä joustavuutta, kohdetuntemusta ja aikataulujen hallintaa. Noin 15 000 m² kiinteistössä työskentelee vakituisesti yli 100 henkilöä – produktioiden aikana jopa 300–340 henkeä. Lisäksi kiinteistössä vierailee vuosittain jopa 150 000 asiakasta. Alltime on vastannut teatterin kiinteistöhuollosta, ulkoalueiden hoidosta ja siivouksesta jo yli 4,5 vuoden ajan. Tämä referenssi kertoo, miten kiinteistöhuolto ja siivous toimivat käytännössä vaativassa kulttuurikiinteistössä ja millaisia tuloksia yhteistyöllä on saavutettu.

Kiinteistöhuolto ja siivous kulttuurikiinteistössä vaativat joustavuutta ja kohdetuntemusta

Teatterikiinteistössä kiinteistöhuolto ja siivous tarkoittavat jatkuvaa sopeutumista esitys- ja harjoituskalenteriin. Työ ei perustu vakio-ohjelmaan, vaan tilojen käyttö määrittää aikataulun. Kaupunginteatterin kunnossapidon suurin erityispiirre on tilojen käyttö: esitykset, harjoitukset ja tuotannon rytmi määrittävät sen, milloin mitäkin voi tehdä. Tiloissa voi olla käyttäjiä kerralla muutamista satoihin henkilöihin päivästä ja kellonajasta riippuen.

“Tilojen käytön vaihtelevuus on suurin haaste. Välillä pitää tehdä lyhyessä ajassa iso massa asioita – ja välillä ei pääse tekemään kuin taustatöitä. Tämä on huomattavan vaativa ympäristö”, kiinteistöpäällikkö Tapio Haapanen kuvaa.

Kulttuurikiinteistössä puhtaan sisäilman merkitys korostuu erityisesti näyttelijöiden, laulajien ja muusikoiden työssä, jossa äänenkäyttö on keskeinen osa ammattia. Tilojen pölyisyys vaikuttaa esiintyjien äänenkäyttöön ja suoritustasoon. Esitystilojen tekstiilien ja näyttämöalueiden säännöllinen puhdistus onkin lisätty vuosiohjelmaan, ja sillä on ollut selkeä vaikutus ilman laatuun ja esiintyjien kokemukseen.

Turun Kaupunginteatterin kaltaisessa kulttuurikiinteistössä keskeiseen asemaan nousee kohdetuntemus. Kun tekijät tuntevat käyttäjätarpeet, sokkeloiset tilat ja aikataulut, palvelu pysyy hallinnassa – myös kiirehuipuissa. Yli neljän vuoden yhteistyö on tarkoittanut sitä, että Alltimen tiimi tuntee tilat, käyttäjät ja kriittiset tarpeet. Juuri siksi kiinteistöhuolto ja siivous kulttuurikiinteistössä eivät voi perustua vakiorunkoon, vaan palvelun täytyy elää toiminnan mukana.

“Täytyy antaa hatunnosto niille, jotka tätä kokonaisuutta hoitavat. Tämä ei ole helppo paketti”, Haapanen sanoo.

Työn laatua ei arvioida pelkästään tuntuman perusteella. Turun Kaupunginteatterilla palautetta tulee useasta kanavasta: palautetta kerätään sekä henkilöstöltä että teatterin asiakkailta. Kiinteistöhuolto ja siivous tapahtumakiinteistössä näkyvät välittömästi käyttäjäkokemuksessa, mikä tekee palautteesta keskeisen laadun mittarin.

Tiloissa työskentelevä henkilökunta antaa kiinteistöhuolto- ja siivouspalautetta sisäisen järjestelmän kautta, ja viestit tulevat suoraan kiinteistöpäällikölle. Asiakkaille puolestaan lähetetään esityskäyntien jälkeen palautekysely, jossa esiin nousevat myös puhtauteen ja tilojen kuntoon liittyvät havainnot.

“Kulttuurikiinteistössä palaute on välitöntä. Jos jokin ei ole kunnossa, siitä kyllä kuulee nopeasti. Etenkin, kun perustasomme on Alltimen ansiosta ollut korkealla jo pitkään”, Haapanen kertoo.

Palautteet käsitellään säännöllisissä laatu- ja kehityspalavereissa Alltimen kanssa. Käytännön parannuksia tehdään yhdessä jopa ihan pienillä, mutta vaikuttavilla ratkaisuilla. Kun kunnossapidon ja siivouksen arki tehdään näkyväksi ja esteet poistetaan, laatu paranee ilman että tehdään enemmän. Esimerkiksi pukuhuoneisiin hankitut kenkätelineet poistivat lattioiden siisteyteen liittyvät reklamaatiot kokonaan. Samalla tavaroita on nostettu irti lattiapinnoista ja säilytysratkaisuja kehitetty niin, että siivous onnistuu tehokkaammin ilman ylimääräistä työvaihetta.

”Palaute otetaan vakavasti ja asiat halutaan hoitaa viimeisen päälle. Alltimen siivoojien vastuuntunto on poikkeuksellisen vahvaa. Heille on sydämen asia, että asiat hoidetaan kunnolla ja asiakas on tyytyväinen.”

Laadukkaat kiinteistöpalvelut ovat kokonaistaloudellinen valinta

Kiinteistöpäällikön näkökulmasta laadukas palvelu ei ole “kalliimpi”, jos se vähentää korjaamista, uudelleen tekemistä ja häiriöitä. Myös julkisissa hankinnoissa tämä ajattelu on yleistynyt: laatu- ja palvelumalli voivat aidosti ohjata valintaa hinnan rinnalla.

“Kun välisiivouksia alettiin tehdä siivousammattilaisen toimesta, puhtaustaso parani ja esimerkiksi tarvikkeisiin liittyvät ongelmat vähenivät. Emme pääsisi samaan kustannustasoon yhdistämällä siivousta omiin toimintoihimme.”

Haapanen toisi mielellään esiin siivous- ja kiinteistöhuoltoa myös silloin, kun tämä arjen näkymätön työ sujuu hyvin. Tulevaisuuden kehityssuuntina kiinteistöjen arjessa Haapanen näkeekin raportoinnin läpinäkyvyyden sekä esimerkiksi ympäristötyön vahvistumisen esimerkiksi turhien kemikaalien vähentämisellä.

“Siivous ja kunnossapito on sellaista työtä, että jos se tehdään hyvin, sitä ei huomata. Kun henkilöstö näkee paremmin, mitä kaikkea taustalla tehdään, pienet poikkeamat eivät korostu kohtuuttomiksi. Haluankin tulevaisuudessa edistää läpinäkyvämpää ja sitä mitä kaikkea kiinteistön ylläpidossa tehdään myös henkilöstölle.”